Elektroniczna dokumentacja medyczna – czy to konieczne?
Materiał na podstawie recenzji portalu Ofizjo. Zobacz pełną recenzję na portalu: Medfile – program do gabinetu
Kiedy zacząłem swoją działalność w branży ochrony zdrowia, dla mojego komfortu w pracy i dla dobra pacjentów, postanowiłem przetestować kilka programów umożliwiających mi prowadzenie dokumentacji medycznej. Po wejściu w życie ustawy fizjoterapeuty jesteśmy bezpośrednio zobowiązani do przechowywania takich zapisów.
Teoretycznie wydaje się, że przechowywanie dokumentacji papierowej jest dość łatwe. Istnieją jednak dwa aspekty, które musimy pamiętać:
- jesteśmy zobowiązani do zabezpieczenia dokumentacji medycznej i przechowywania ich przez 20 lat.
- coraz częściej mówi się o planach stworzenia dokumentacji w obowiązkowej formie elektronicznej
Medfile to program, który najbardziej spełnił moje oczekiwania. Poniżej postaram się opisać jego mocne strony i najważniejsze niedociągnięcia. Odniosę się do wersji płatnej, aw ostatnim akapicie wymienię różnice między płatnym a bezpłatnym korzystaniem z programu.
Na stronie internetowej firmy możesz przeczytać, że działa od 15 lat, więc wydaje się być wiarygodnym partnerem. Zasady i przepisy stanowią, że w przypadku rozwiązania umowy firma jest zobowiązana do przesłania nam wszelkiej dokumentacji na płytach CD. Dlatego nie ma obaw o utratę dokumentacji i naruszenie prawa w odniesieniu do jej 20-letniego przechowywania. Z personelem Medfile można się kontaktować szybko i przyjemnie, a najważniejsze osoby tworzące projekt są wymieniane przez imię i nazwisko. Moim zdaniem są to ważne szczegóły, które odróżniają tę aplikację od innych. Program deklaruje zgodność z RODZINĄ i przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.
Funkcjonalność
Przede wszystkim należy zauważyć, że program może być w pełni obsługiwany za pomocą przeglądarki internetowej. Mobilna wersja aplikacji, która istnieje, służy bardziej jako planowanie wizyty i kalendarz.
Najważniejszą możliwością aplikacji jest dla mnie stworzenie własnych formularzy ankiet. Dla fizjoterapeuty twoje własne formularze testowe są w zasadzie konieczne, jeśli chcesz zachować tylko dokumentację elektroniczną. Znacznie skracają czas badania, standaryzują je i zmniejszają szansę popełnienia błędu. Dla mniej wymagających użytkowników istnieje domyślna karta fizjoterapeuty, co pokazano na poniższej grafice. Oprócz takiej karty wizyty aplikacja umożliwia tworzenie dodatkowych formularzy.
1. Kalendarz/grafik wizyt
2. Kartoteka pacjenta zgodna z RODO
3. Bazy leków ICD-10/ICD-9, kody ICF
4. E-Recepty, obsługa płatności
5. Rejestracja online. Rezerwacja on-line wizyt
6. Powiadomienia i przypomnienia o wizycie: SMS oraz mail.
7. Darmowa strona internetowa gabinetu
8. Aplikacja na komórki – mobilna (iOS, Android)
9. Dedykowane narzędzia diagnostyczne
10. integracjia– e-WUŚ / NFZ
11. Bezpieczeństwo i stały dostęp do danych. Zgodność systemu z RODO.
12. Indywidualne uprawnienia dla Użytkowników
13. Opiekun Klienta
14. Integracja z platformą P1 – e-Recepty, e-zwolnienia
15. Elektroniczna recepta (e-Recepta). e-Recpta wysyłana do Pacjenta poprzez SMS.
16.Integracja z Laboratorium (diagnostyka)
17. Moduł Telemedycyna – umożliwia prowadzenie konsultacji lekarskich Zdalnie.
Domyślna karta fizjoterapeuty
Program posiada kody ICF i ICD-10. To znaczy po wpisaniu początku wyrażenia lub kawałka kodu, wyświetla się lista dostępnych kodów z ich znaczeniem.
Aplikacja zapewnia możliwość rejestracji pacjentów, załączania dokumentacji, wystawiania rachunków. Pacjenci mogą również zarejestrować się poprzez wizytówkę internetową gabinetu z domeną medfile. Poniżej chciałem Wam zaprezentować, jak to może wyglądać (strona stworzona bardzo szybko, ze względu na to, że nie korzystam z tej funkcji).
Strona internetowa z domeną medfile
Przy rejestracji pacjentów istnieje opcja wizyt powtarzalnych, może być to przydatne dla większych placówek, gdzie pacjenci przychodzą seriami, lub u pacjentów, którzy wymagają systematycznych wizyt fizjoterapeuty. Medfile pozwala na dodawanie użytkowników oraz edycji dokumentacji przez kilku fizjoterapeutów, co może sprawdzić się właśnie w przychodniach i grupowych praktykach. Medfile jest również zintegrowany z eWUŚ czy platformami Narodowego Funduszu Zdrowia.
Coraz częściej fizjoterapeuci chwalą sobie możliwość wysyłania przypomnień SMS-wych, ponieważ zmniejsza to liczbę odwołanych wizyt lub innych niekomfortowych sytuacji. Medfile zapewnia na starcie 100 SMS-ów. Po ich wykorzystaniu, można dokupić dodatkowy pakiet wiadomości tekstowych. Treść SMS-a możemy ustalić dowolnie sami.
Projekt wciąż się rozwija. W przyszłości dostępny będzie elektroniczny podpis, a niedawno wprowadzono możliwość dodania terapii grupowej. Szykuje się również uzupełnienie dokumentacji o “testy” dla fizjoterapeutów, być może więc pojawią się jakieś dostępne bez praw autorskich najważniejsze testy jak choćby test Up and Go.
Wersja mobilna
Wersja androidowa aplikacji niestety nie spełnia moich oczekiwań. Na smartfonach mamy do dyspozycji jedynie kalendarz wizyt, który daje możliwość dodania, zmiany i przeglądania wizyt oraz kartotekę pacjentów. Ta druga funkcja nieraz mi się przydała, dzięki możliwości szybkiego sprawdzenia adresu pacjenta. Medfile deklaruje pracę nad zwiększeniem funkcjonalności aplikacji telefonicznej.
Koszt
Cena programu to 99 zł brutto miesięcznie. Przy rocznej współpracy za płatność z góry można otrzymać zniżkę i kupić program za 990 zł brutto.
Często na stronie pojawia się komunikat o aktualnej promocji: https://www.medfile.pl/cennik
Czym różni się wersja płatna od bezpłatnej?
W wersji bezpłatnej możemy wykonać maksymalnie 75 wizyt miesięcznie. Możemy włączyć usługę powiadomień SMS, ale nie ma pakietu startowego wiadomości (100 szt.). Tracimy możliwość tworzenia własnych formularzy. Jest jeszcze kilka funkcji wyłączonych, jednak dla fizjoterapeutów, którzy rozpoczynają swoją prywatną praktykę program darmowy powinien spełnić oczekiwania. Również sprawdzi się wśród grupy fizjoterapeutów, którzy praktykę prywatną traktują jako dodatek do pracy w większej placówce. W wersji bezpłatnej mamy więc: aplikację mobilną, rejestrację pacjentów, stronę internetową, kalendarz czy przedstawioną wyżej domyślną kartę fizjoterapeuty.
Poniżej chciałbym zaprezentować Wam stworzone przeze mnie dwie karty wizyty (na pierwszą i kolejną wizytę). W zależności od specyfiki pacjenta karty te mogą się znacząco różnić.
Podsumowanie
Program z czystym sumieniem mogę zarekomendować fizjoterapeutom prowadzącym jednoosobową działalność oraz małym prywatnym placówkom. Moim zdaniem koszt aplikacji jest trafiony jak na tak wiele możliwości. Nie mówiąc o tym, że wersja bezpłatna będzie odpowiednia pewnie nawet dla większości fizjoterapeutów, którzy zainteresują się dokumentacją elektroniczną.
For English readers:
Electronic medical records – is it necessary?
When I started my physiotherapeutic activity, for my comfort at work and for the benefit of patients, I decided to test a few programs enabling me to keep medical records. After the entry into force of the Physiotherapist’s Law, we are directly obliged to keep such records.
Theoretically, it seems quite easy to keep paper documentation. However, there are two aspects that we must remember:
– we are obliged to secure medical records and keep them for 20 years.
-more and more often there is talk of plans to create documentation in an obligatory electronic form
Medfile is the program that has met my expectations the most. Below I will try to describe its strengths and most important shortcomings. I will refer to the paid version, and in the final paragraph I will list the differences between paid and free use of the program.
You can read on the company’s website that it has been operating for 15 years, so it seems to be a reliable partner. The rules and regulations state that in case of termination of the contract, the company is obliged to send us all documentation on CDs. Therefore, there is no concern about the loss of documentation and violation of the law regarding its 20-year storage. The Medfile staff can be contacted quickly and pleasantly, and the most important persons creating the project are mentioned by name and surname. In my opinion, these are important details that distinguish this application from others. The program declares compliance with the FAMILY and regulations concerning medical records.
Functionality
First of all, it should be noted that the program can so far be fully operated via a web browser. The mobile version of the application, which exists, serves more as a visit planning and calendar.
The most important possibility of the application for me is to create my own survey forms. For a physiotherapist, your own test forms are basically necessary if you want to keep only electronic documentation. They significantly shorten the time of the examination, standardize them and reduce the chance of making a mistake. For less demanding users, there is a default physiotherapist’s card, which is shown in the graphics below. In addition to such a visit card, the application allows you to create additional forms. It is a pity that there is no set of such additional forms already created and you have to build them yourself.
1. Calendar/schedule of visits
2. A patient file in accordance with the RODO
3. ICD-10/ICD-9 drug databases, ICF codes
4. e-Prescriptions, payment processing
5. Online registration. Online booking of visits
6. Notification and reminder of the visit: SMS and e-mail.
7. Free website of the office
8. The application of the caps – mobile (iOS, Android)
9. Dedicated diagnostic tool
10. Integration – e-EMUŚ / NFZ
11. Security and constant access to data.
12. Compatibility of the system with the FODO.
13. Individual rights for Users
14. Customer Service Representative
15. Integration with the P1 platform – e-Prescriptions, e-releases
16. Electronic prescription (e-Prescription).
17. e-Recpta sent to the Patient by SMS.
18. Integration with the Laboratory (diagnostics)
19. Telemedicine Module – enables medical consultations remotely
Default physiotherapist’s card
The program has ICF and ICD-10 codes, i.e. after entering the beginning of an expression or a piece of code, a list of available codes with their meaning is displayed.
The application provides the possibility of registering patients, attaching documentation, making bills. Patients can also register via an online business card of a cabinet with a medifle domain. Below I would like to present you how it can look like (website created very quickly, because I do not use this feature).
Website with the medifles domain
When registering patients, there is the option of repetitive visits, which can be useful for larger facilities where patients come in series, or for patients who require regular visits by a physiotherapist. Medifiers allow you to add users and edit documentation by several physiotherapists, which may work well in clinics and group practices. Medifles are also integrated with eVEB or platforms of the National Health Fund.
More and more often physiotherapists praise the possibility of sending SMS reminders, because it reduces the number of cancelled visits or other uncomfortable situations. Medfile provides 100 text messages at the start. After using them, you can buy an additional package of text messages. The content of the SMS can be freely determined by us.
The project is still developing. In the future, an electronic signature will be available, and the possibility of adding group therapy has recently been introduced. We are also preparing to supplement the documentation with „tests” for physiotherapists, so perhaps some of the most important tests available without copyright will appear, such as the Up and Go test.
Mobile version
The android version of the application unfortunately does not meet my expectations. On smartphones we have at our disposal only a calendar of visits, which gives the possibility to add, change and view visits and a patient file. The latter function has often been useful to me, thanks to the ability to quickly check the patient’s address. Medfile declares work on increasing the functionality of the telephone application.
Cost
The price of the programme is 99 PLN gross per month. In case of annual cooperation for advance payment you can get a discount and buy the program for 990 PLN gross.
A message about the current promotion often appears on the website: https://www.medfile.pl/cennik
What is the difference between the paid and the free version?
In the free version we can make up to 75 visits per month. We can activate the SMS notification service, but there is no starter package (100 pcs.). We lose the ability to create our own forms. There are still a few functions disabled, but for physiotherapists who start their private practice, the free program should meet expectations. It will also work well among physiotherapists, who treat private practice as an addition to work in a larger institution. In the free version we have: mobile application, patient registration, website, calendar or the default physiotherapist’s card presented above.
Below I would like to present you two visit cards I have created (for the first and the next visit). Depending on the specificity of the patient, these cards may differ significantly.
Summary
I can recommend the program with a clear conscience to one-person physiotherapists and small private institutions. In my opinion, the cost of the application is very high for so many possibilities. Not to mention that the free version will be suitable even for the majority of physiotherapists who are interested in electronic documentation. Unfortunately, I am not able to test how the program will work in a large facility with a larger contract with the NFZ. If you use Medfile in a larger institution, let us know how it works.
Zobacz pełną recenzję na portalu ofizjo: Medfile – program do gabinetu
